Administratie is leuk!

Je administratie bijhouden moet je goed doen, simpelweg omdat de belastingdienst er om kan gaan vragen. Daarnaast is het handig als je administratie goed geregeld is bij het doen van belastingaangifte en het van facturen. Administratie bijhouden is voor veel aanstaande ondernemers niet echt iets om naar uit te kijken. Erg jammer want wanneer je bezig bent met bijvoorbeeld het opmaken van facturen zorg je ervoor dat je betaald wordt door je klanten. En inkomsten binnenhalen is altijd leuk! 

Om je wat op weg te helpen met het opbouwen van je administratie en de zaken er omheen hebben we een aantal lessen voor je klaarstaan die het een stuk makkelijker moeten gaan maken. Zo leggen we je uit hoe je btw berekent en wat er op een factuur moet staan.  Een goede start van je administratie is goud waard.

[show_hide title=”Les 1: Btw berekenen”]Belasting Toegevoegde Waarde (btw) ben je vast wel eens tegengekomen op een bonnetje van iets dat je kocht. Het is een percentage van een aankoopbedrag dat je afstaat aan de Nederlandse overheid. Waarmee zij op hun beurt weer van alles kunnen regelen in Nederland. 

De btw die je betaalt voor producten in bijvoorbeeld de supermarkt draagt de ondernemer achter de supermarkt altijd af aan de belastingdienst. Dit is verplicht in Nederland en moet jij straks als ondernemer ook afdragen. Daarom is het wel zo belangrijk dat je de btw die je moet afdragen doorberekent aan je klanten. Hoeveel btw je moet gaan berekenen over de producten of diensten hangt af van het soort product of dienst en de originele prijs. In de meeste gevallen gaat het om een percentage van 21% die je extra berekent OP je product of dienst.

Naast het algemene tarief van 21% zijn er nog een aantal andere tarieven, namelijk:

• 6% btw, geldt op etenswaren en sommige diensten
• 0% btw, geldt op een beperkt aantal goederen en diensten (die je bijvoorbeeld exporteert naar het buitenland)

Welke goederen er onder 6% of 0% btw vallen vind je terug op de website van de Belastingdienst. De meeste jonge ondernemers krijgen TE maken met de algemene 21%, daar gaan we voor nu dan ook even vanuit.

Zo bereken je de btw

Voor het berekenen van de btw is er een standaard rekensom, namelijk:

Subtotaal (originele prijs) x 21% = btw 

Wanneer het bijvoorbeeld gaat om een subtotaal van € 100,- bereken je dit als volgt:

€ 100,- x 21% = € 21,- <- de btw 

Ook voor het berekenen van het totaalbedrag inclusief btw is er een simpel rekensommetje dat je kan helpen, namelijk:

Subtotaal (originele prijs) x 121% = totaalprijs

Wanneer het bijvoorbeeld gaat om een subtotaal van € 225,- bereken je dit als volgt:

€ 225,- x 121% = € 242,- <- de totaalprijs inclusief btw

Handig om te weten..

• Wanneer je met een toekomstige klant praat over een prijs kun je er vanuit gaan dat het om een subtotaal gaat (exclusief btw dus). Noteer dit in later mailcontact wel altijd even door bijvoorbeeld achter het afgesproken bedrag “(exclusief btw)” te zetten.
• Btw dat je int over je producten en diensten moet je altijd weer afdragen aan de belastingdienst. Dit doe je tijdens je belastingaangifte, meer hierover in onze cursus “Belastingaangifte”.
• Btw die je zelf als ondernemer betaalt aan producten of diensten voor je onderneming zijn aftrekbaar en kun je terug krijgen van de belastingdienst. Ook dit regel je tijdens de belastingaangifte/het doen van omzetbelasting. [/show_hide]

[show_hide title=”Les 2. Facturen maken en versturen”]Wanneer je een product of dienst levert en hiervoor betaald krijgt ben je verplicht om een factuur te sturen aan de tegenpartij. Ook als je levert aan een particulier hoort hierbij een bonnetje te zitten.

Het maken van een factuur is niet heel moeilijk en er zijn op het internet een hoop programma’s te vinden die je hierbij kunnen helpen. Het makkelijkste is om direct te starten met een (klein) boekhoudprogramma. Hierin maak je op een eenvoudige wijze facturen en deze kun je vervolgens bewaren voor je eigen administratie, wel zo handig bij het doen van belastingaangifte straks. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om je facturen zelf te maken in Word en vervolgens in PDF te sturen/mailen naar je klanten. Bewaar dan ook deze zelfgemaakte facturen goed!

Zet dit op al je facturen

Er zijn een aantal dingen die verplicht moeten staan op je facturen, namelijk:

• De datum waarop de factuur gemaakt is
• De naam en het adres van je onderneming
• Je KvK- en btw-nummer
• Een factuurnummer, zorg dat je een reeks maakt die klopt
• De datum wanneer het product of de dienst is geleverd
• De naam van het product (of een omschrijving)
• Het aantal producten en/of diensten
• Het subtotaal, de btw en het totaal bedrag
• De datum voor wanneer er betaald moet worden en uiteraard je rekeningnummer

Voorbeeld factuur

Handig om te weten..

• Standaard is er een betaaltermijn van 30 dagen, dit mag meer of minder zijn. Wel handig om dit eerst even te overleggen met je klanten.
• Geef op je factuur ook even aan of er een “onder vermelding van” moet zijn. Meestal is dit onder vermelding van het factuurnummer.
• Houd voor jezelf goed in de gaten of er op tijd betaald wordt en stuur als dit niet gebeurt een herinnering. [/show_hide]

[show_hide title=”Les 3. Offerte maken en versturen”]

Het wordt niet vaak gebruikt onder jonge ondernemers, maar een offerte sturen kan zeker een meerwaarde hebben. Op een offerte zet je de afspraken die je hebt gemaakt over de producten of diensten die je gaat leveren en de bijbehorende prijs hiervoor. Veel ondernemers maken geen gebruik meer van offertes omdat dit contact nu vaak plaats vindt over de mail. Zorg er dan ook altijd voor dat voordat je levert of aan de slag gaat voor je klant alles voor iedereen goed duidelijk is. Ga pas aan de slag wanneer je bijvoorbeeld een akkoord hebt via de mail of telefoon.

Ben je van plan om te gaan werken met offertes? Dan lees je hieronder hoe je dit goed kunt regelen. Zo niet ga dan door naar de laatste les van deze cursus.

Zet dit op al je offertes

Met een offerte maak je voor beide partijen duidelijk wat precies de bedoeling is. Om dit zo duidelijk mogelijk te krijgen is het verstandig om altijd het volgende in je offertes te zetten, namelijk:

• De contactgegevens van beide partijen
• Een korte samenvatting van de opdrachten en het gewenste resultaat
• Een korte planning, wanneer nodig
• Het subtotaal, de btw en het totaal bedrag
• De geldigheidsduur van de offerte
• Een verwijzing naar je algemene voorwaarden
• Een datum en mogelijkheid voor akkoord

Voorbeeld offerte

Met een offerte staat er nog niks vast, verwacht er dan ook niet altijd even veel van. Ga niet op het antwoord van die ene offerte zitten wachten, maar houd de geldigheidsduur wel in de gaten en stuur zo nodig een herinnering. 

Handig om te weten..

• Laat op je offerte altijd ruimte vrij voor een akkoord (handtekening). Vraag ook altijd even een kopie van dit akkoord of vraag om een akkoord via de mail, zodat het akkoord zwart op wit staat.
• Zorg dat je offerte vooral duidelijk is! [/show_hide]

[show_hide title=”Les 4. Boekhouden doe je zo!”]Als ondernemer ben je verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren, omdat de belastingdienst er technisch gezien ieder moment om kan vragen. Daarom is het ook belangrijk dat je vanaf het begin af aan goed omgaat met je administratie. Een echte aanrader is dan ook om je facturen en offertes digitaal te versturen, zodat je ze zelf makkelijk kunt opslaan.

Veel ondernemers werken voor een goede administratie met een boekhoudprogramma.  Een boekhouder (iemand die je administratie regelt) is vaak niet te betalen voor een jonge ondernemer. Daarom kiezen ze ervoor om zelf online hun boekhouding bij te houden, met een online boekhoudprogramma. Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s op de markt en ze werken lang niet allemaal even goed.

De voordelen van een boekhoudprogramma

• Een online boekhoudprogramma heeft een aantal voordelen, namelijk:
• Online alles opgeslagen en altijd in te zien
• Eenvoudig facturen en offertes maken en versturen
• Makkelijker doen van belastingaangifte
• Een overzicht van je winst en verlies

Een boekhoudprogramma kost vaak geld, maar er zijn ook gratis varianten. Heb je het geld niet voor een boekhoudprogramma? Dan kun je er voor kiezen om dit zelf te gaan bijhouden via Excel. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je boekhouding er in Excel uit kan zien. Veel jonge ondernemers zijn in Excel begonnen, maar gingen snel over op een online boekhoudprogramma.

Voorbeeld Excel boekhouding

Wat je allemaal precies moet bewaren?

• Er zijn een aantal dingen die je moet bewaren voor een goede administratie, namelijk:
• Facturen, bonnetje enz. (ook wel crediteuren en debiteuren genoemd)
• Overzicht van in- en verkoop
• Bankafschriften, deze zijn voor iedereen digitaal te raadplegen
• Agenda’s met afspraken
• Contracten en overeenkomsten
• Een (actueel) overzicht van je voorraden
• Loonadministratie, alleen bij werknemers in dienst

Het kan zomaar gebeuren dat de Belastingdienst ooit bij je langskomt om je administratie te controleren, houd hier dan ook rekening mee. Het lijstje hierboven komt dan ook regelrecht van de website van de Belastingdienst. Wanneer je deze dingen bewaart zit je dus altijd goed![/show_hide]